Muut vahvistettavat asiakirjat

Useimmiten ulkomaiset tahot voivat pyytää yritystä vahvistamaan tietyn asiakirjan kauppakamarissa. Yleensä pyyntö liittyy ulkomaankaupan rutiineihin. Yleisimpiä kauppakamarissa vahvistettavia ulkomaankaupan asiakirjoja ovat kauppalaskut, pakkausluettelot, hinnastot ja erilaiset todistukset.

Vahvistuksella voidaan todentaa tietyn asiakirjan sisältö ja olemassaolo vahvistushetkellä. Asiakirjoissa esiintyvistä tiedoista on kauppakamarin harkinnan mukaan esitettävä sellaiset selvitykset, että kauppakamari voi vakuuttua tietojen oikeellisuudesta.

Usein asiakirjoja joudutaan toimittamaan ulkomaille ”virallisesti oikeaksi todistettuna”. Yksityisen asiakirjan kohdalla allekirjoituksen todistaa Suomessa oikeaksi julkinen notaari maistraatissa.

Asiakirjojen vahvistusta haetaan www.e-vientiasiakirjat.fi -palvelun kautta. Muissa tapauksissa on hyvä olla yhteydessä kauppakamariin.

Mikäli ei ole mahdollista käyttää sähköistä e-Vientiasiakirjat -palvelua, voidaan asiakirjat leimata kauppakamarin toimistossa. Kauppalaskun luotettavuuden takaamiseksi tulee kauppalaskun siinä kappaleessa, joka jätetään kauppakamariin arkistoitavaksi, olla myyjän sitova allekirjoitus. Myös muista vahvistettavista asiakirjoista täytyy jäädä allekirjoitettu kopio kauppakamariin.