Etätyökäytännöistä sopiminen
Koronan vuoksi etätyön tekemisen halu monella työpaikalla on lisääntynyt tai työnantaja saattaa harkita jopa kokonaan etätyöskentelyyn siirtymistä. Työnantaja ei kuitenkaan voi yksipuolisesti määrätä pysyvästä etätyöskentelystä, vaan siitä on työntekijän kanssa sovittava. Tässä artikkelissa on muutamia huomioon otettavia asioita, kun työpaikalla harkitaan etätyön lisäämistä.
Etätyöllä tarkoitetaan muualla kuin työnantajan osoittamissa toimitiloissa tehtyä työtä. Etätyötä tehdään työsuhteessa, ja siihen sovelletaan kaikkia työsuhdetta koskevia lakeja, velvoittavaa työehtosopimusta ja tehdyn etätyösopimuksen määräyksiä.
Etätyö voi olla koko- tai osa-aikaista, säännöllistä tai epäsäännöllistä. Etätyöstä ja sen ehdoista on aina sovittava. Etätyöskentelyn ehdot voivat olla samanlaiset koko työpaikan osalta tai toiminnoittain erilaisia riippuen siitä, miten työ voidaan etänä tehdä.
Etätyön hyödyt ja riskit arvioitava
Etätyöhön liittyy sekä hyötyjä että riskejä, jotka tulee huomioida etätyöstä sovittaessa. Etätyön sopivuus kunkin työntekijän tehtävään on aina arvioitava tapauskohtaisesti ottaen huomioon työnantajan ja työntekijän tarpeet. Lähtökohta tietenkin on, että etätyöstä on oltava hyötyä sekä työnantajalle että työntekijälle.
Hyötyjä voivat olla esimerkiksi se, että työmatkaan ei kulu aikaa, rahaa säästyy ja luonto kiittää. Työntekoon tulee joustavuutta, mikä voi helpottaa työn ja perheen yhteensovittamista. Etätyö voi lisätä työhyvinvointia ja vähentää sairauspoissaoloja sekä lisätä työn tehokkuutta varsinkin keskittymistä vaativissa tehtävissä. Lisäksi säännöllinen etätyö vapauttaa työnantajan tiloja muuhun käyttöön ja säästää toimitilakustannuksissa.
Kirsi Parnila, Helsingin seudun kauppakamari
Riskejä puolestaan voivat olla esimerkiksi sisäisen tiedonkulun heikentyminen ja se, että työnantajan on vaikeampi varmistaa työturvallisuus. Joidenkin henkilöiden osalta työteho voi laskea, ja toisten osalta etätyö saattaa johtaa työpäivien hallitsemattomaan pidentymiseen. Lisäksi osa työntekijöistä voi kokea tulevansa kohdelluksi eriarvoisesti, jos kaikki työtehtävät eivät sovellu etätyönä tehtäviksi.
Etätyöstä sopiminen
Kun hyödyt ja riskit on huolellisesti arvioitu, voidaan etätyöstä laatia ohjeet ja sopimukset. Etätyöstä sopiminen on vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle. Työntekijällä ei ole ehdotonta oikeutta päästä etätyöhön, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää etätyön tekemiseen. Kaikissa työtehtävässä ei ole myöskään mahdollisuutta etätyöhön.
Aloitteen etätyön tekemiseen voi tehdä työntekijä tai esimies. Esimies kuitenkin ratkaisee, onko etätyön onnistumiselle olemassa edellytyksiä vai ei, tasapuolisen kohtelun periaatteita noudattaen.
Etätyöstä tehdään osapuolten laatima kirjallinen sopimus ja etätyön säännöt käydään sopimuksen teon yhteydessä läpi. Sopimuksen allekirjoittavat työntekijä ja esimies.
Sopimus on voimassa toistaiseksi tai määräajan. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen, mikäli etätyölle asetetut tavoitteet eivät ole toteutuneet. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse työsopimuksen irtisanomista, vaan ainoastaan etätyöjärjestelyjen päättymistä eli sitä, että jatkossa työ tehdään työnantajan tiloissa.
Koulutusta etätyöntekijälle ja esimiehelle
Työnantajan järjestää etätyötä tekevälle työntekijälle riittävän koulutuksen ja perehdytyksen tämän käytössään olevaan tekniseen välineistöön sekä etätyön järjestämisestä johtuviin erityispiirteisiin. Myös etätyöntekijän työtovereille ja esimiehille järjestetään tarvittava perehdytys etätyöhön ja sen vaikutuksiin työyhteisön toimintaan ja työn johtamiseen.
Työsuojelu
Työnantaja on vastuussa myös etätyöntekijän työterveydestä ja työsuojelusta. Etätyön tekijään sovelletaan työpaikan työsuojelukäytäntöjä soveltuvin osin ja hänen tulee noudattaa niitä asianmukaisesti. Etätyöstä sovittaessa käydään läpi etätyön haitat ja vaarat terveydelle ja miten niitä voidaan vähentää. Samassa yhteydessä sovitaan myös siitä, miten työnantaja voi tarvittaessa tarkastaa työolosuhteet.
Voidakseen tarkastaa, sovelletaanko työterveys- ja työturvallisuusmääräyksiä asianmukaisesti, työnantajalla, henkilöstön edustajilla ja työsuojeluviranomaisilla on pääsy etätyöpaikalle lainsäädännön asettamissa rajoissa. Jos etätyöntekijä työskentelee kotonaan, tällaisen käynnin edellytyksenä on ennalta ilmoittaminen ja etätyöntekijän suostumus. Etätyöntekijällä on oikeus myös itse pyytää tarkastuskäyntiä.
Työntekijä kuuluu työnantajan järjestämän lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin myös etätyötä tehdessään. Työnantajan on syytä tarkistaa, onko tarvetta vapaaehtoisille vakuutuksille.
Työvälineet ja kustannukset
Kotona tehty työ yleensä edellyttää, että työntekijän asunnossa on oma tehtäviin soveltuva tietoliikenneyhteys ja työhön soveltuvat työtilat.
Työtilan täytyy täyttää tietoturvallisuuden asettamat vaatimukset. Etätyöntekijältä edellytetään huolellisuutta työvälineiden käytössä, ja työntekijän on ilmoitettava havaitsemistaan vioista tai puutteellisuuksista esimiehelle niin pian kuin mahdollista.
Työnantaja vastaa työnteon kannalta tarpeellisten laitteiden ja ohjelmistojen hankinnasta, huollosta ja vakuuttamisesta ja niiden aiheuttamista vahingoista. Työntekijälle ei korvata esimerkiksi tietokoneen kuluttamaa sähköä tai muuta haittaa. Työnantaja ei yleensä korvaa myöskään kotona tehtävän työn työhuonekustannuksia. Etätyöntekijällä saattaa kuitenkin olla henkilökohtaisessa verotuksessaan oikeus työhuonevähennykseen.
Etätyöntekijä on velvollinen pitämään hyvää huolta käyttöönsä luovutetuista työvälineistä. Työn päättyessä työntekijä palauttaa käyttöönsä saamat laitteet, kalusteet, tarvikkeet, tallenteet ja asiakirjat työnantajalle.
Poissaolot
Poissaoloja koskevat ilmoitukset on etätyöntekijän tehtävä vastaavasti kuin muunkin henkilöstön.
Matkustaminen
Etätyöntekijään sovelletaan työpaikan matkustusohjesääntöä.Varsinaisen toimiston ja etätyöpisteen välillä tehtävistä matkoista ei saa erikseen korvausta.
Työaika ja työjärjestelyt
Etätyössä säännöllinen työaika määräytyy työaikalain tai työehtosopimuksen mukaisesti. Etätyöpäivänä tehtäväksi suunniteltu työ tulisi mitoittaa siten, ettei sen tekeminen edellytä säännöllisen työajan ylittämistä. Mahdollisista lisä- ja ylitöistä on sovittava esimiehen kanssa etukäteen. Vastaavasti toimitaan mahdollisen liukuvan työajan saldotuntien kanssa.
Etätyötä tekevän tulee olla tavoitettavissa puhelimitse, sähköpostitse tai pikaviestisovelluksilla.
Etätyötä tekevän tulee huolehtia siitä, että etäpäivänä ei ole sovittuja kokouksia tai tapaamisia, joihin etätyöntekijän tulisi työtehtävien johdosta osallistua.
Tietosuoja
Etätyössä noudatetaan työnantajan tietoturvaohjeita. Tietoja ei saa paljastua ulkopuolisille, eikä työnantajan tietokoneita saa luovuttaa ulkopuolisten, kuten perheenjäsenten, käyttöön. Kotona tai toimiston ulkopuolella käsiteltävän tietoaineiston täytyy liittyä työntekijän tehtäviin.
Seuranta
Etätyöntekijä ja esimies voivat arvioida etätyön onnistumista seuratapalaverin tai vastaavan muutaman kuukauden kuluttua etätyön aloittamisesta ja tämän jälkeen aina kehityskeskustelun yhteydessä.
Kirsi Parnila
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari